Gästeliste Hochzeit: Vorlage, Regeln und was jeder Gast kostet
Die Gästeliste ist die Zahl, an der fast alles hängt: Location, Catering, Sitzplan, Budget. Hier bekommt ihr eine Vorlage, klare Regeln für schwierige Entscheidungen und einen Rechner für die Kosten je Gast.
Vorlage: Diese Spalten braucht eure Gästeliste
Ob Tabelle, Notiz oder Planungs-App: Eine gute Gästeliste beantwortet für jede Person die gleichen Fragen. Legt sie mit diesen Spalten an, dann müsst ihr später nichts nachtragen.
| Spalte | Wozu |
|---|---|
| Name und Begleitung | Jede Person eine Zeile, auch Kinder und Partner. Sonst stimmt die Zahl nie. |
| Gruppe | Familie A, Familie B, Freunde, Kolleginnen und Kollegen. Hilft beim Sitzplan und bei der Auswahl. |
| Adresse und Kontakt | Für Save-the-Date, Einladung und Dankeskarte. |
| Eingeladen zu | Trauung, Sektempfang, Essen oder Party. Nicht alle müssen zu allem kommen. |
| Rückmeldung | Zugesagt, abgesagt, offen. Mit Datum der Frist. |
| Isst mit | Ja, nein, unklar. Kinder und Dienstleister zählen oft anders. |
| Essenswunsch und Allergien | Vegetarisch, vegan, Unverträglichkeiten. Geht direkt ans Catering. |
| Übernachtung und Anreise | Braucht die Person ein Zimmer oder den Shuttle? |
| Tisch | Wird erst später gefüllt, aber die Spalte sollte von Anfang an da sein. |
So entscheidet ihr, wer auf die Liste kommt
Erstellt zwei Listen: die A-Liste mit allen, ohne die ihr nicht feiern wollt, und die B-Liste mit Menschen, die ihr gern dabei hättet, wenn Platz und Budget es erlauben. Sagt jemand von der A-Liste ab, rückt die B-Liste nach, aber nur, wenn die Einladung noch früh genug kommt, um nicht wie Lückenfüller zu wirken.
Drei Regeln, die viele Diskussionen ersparen:
- Gleiche Regel für alle. Wenn Kinder eingeladen sind, dann alle Kinder. Wenn Partner ab einer festen Beziehung mitkommen, dann bei allen. Ausnahmen fallen auf.
- Eltern bekommen ein Kontingent, keine Vetorechte. Zum Beispiel je fünf Plätze für eigene Wünsche. Das hält den Frieden und die Liste.
- Die Location setzt die Grenze. Fragt nach der Zahl an Sitzplätzen mit Tanzfläche, nicht nach der Maximalzahl. Der Unterschied ist oft groß. Fragen dazu findet ihr im Ratgeber Hochzeitslocation vergleichen.
Warum die Gästezahl der größte Hebel im Budget ist
Feste Posten wie Fotografie oder Musik kosten gleich viel, ob 60 oder 90 Gäste feiern. Essen, Getränke, Torte, Stuhl, Karte und Gastgeschenk kommen aber mit jeder Person dazu. Mit den Beispielwerten oben sind das 128 € je Gast; zehn Gäste mehr bedeuten 1.280 € mehr. Solange ihr unter dem Mindestumsatz der Location liegt, sind zusätzliche Gäste dagegen fast kostenlos, weil ihr den Betrag ohnehin zahlt. Der Rechner berücksichtigt das, wenn ihr den Mindestumsatz eintragt. Wie sich das im Gesamtbudget auswirkt, zeigt der Hochzeitsbudget-Rechner.
Rückmeldefrist und Nachfassen
Setzt die Frist vier bis sechs Wochen vor dem Fest; dann bleiben Zeit für Sitzplan, Menükarten und die finale Zahl ans Catering. Fragt nach Ablauf der Frist freundlich bei allen nach, die noch offen sind, möglichst persönlich statt per Sammelnachricht. Haltet auch fest, wer nur zur Party kommt: Für Sitzplan und Menü zählt die Person dann nicht, für Getränke und Mitternachtssnack schon.
Gästeliste in der Planung führen
In eurer kostenlosen Planung bei Hochzeit mit Plan legt ihr Gäste mit Begleitung, Rückmeldung, Essen und Tisch an. Die Gästeliste kann als Grundlage für die Kosten je Gast dienen: Ihr wählt, ob nur Zusagen oder auch offene Antworten zählen, und das Budget rechnet mit. Der Sitzplan greift auf dieselbe Liste zu.
Häufige Fragen
Wann verschicken wir Save-the-Date und Einladung?
Save-the-Date sobald Datum und Location feststehen, gern acht bis zwölf Monate vorher, vor allem bei Gästen mit Anreise. Die Einladung mit Rückmeldefrist etwa drei bis vier Monate vorher. Das sind Erfahrungswerte, keine festen Regeln.
Zählen Dienstleister zur Gästezahl?
Für die Location meist ja, weil Fotografie, Band oder DJ ein Essen bekommen. Fragt, ob es dafür einen günstigeren Crew-Preis gibt, und führt diese Personen in der Liste getrennt von den Gästen.
Quellen
Die Beispielwerte im Rechner sind eigene Annahmen von Hochzeit mit Plan, keine Marktstatistik. Empfehlungen zu Fristen und Auswahl sind Erfahrungswerte.
Keine externen Quellen verwendet.