Hochzeitsbudget-Rechner: Was kostet eure Hochzeit?

Ein Hochzeitsbudget ist keine Hexerei. Es besteht aus zwei Teilen: Kosten, die mit jedem Gast wachsen (Essen, Getränke, Torte), und Kosten, die einmal anfallen, egal ob 40 oder 120 Menschen kommen (Fotografie, Musik, Outfits). Wer beides trennt, erkennt schnell, welche Stellschraube wirklich etwas bewegt.

So rechnet der Budget-Rechner

Die Formel ist bewusst einfach, damit ihr sie nachvollziehen könnt:

1. Kosten je Gast × Gästezahl. Essen, Getränke und Torte werden pro Person multipliziert.
2. Plus feste Posten. Location, Fotografie, Musik, Blumen, Outfits und Papeterie werden addiert.
3. Plus Puffer. Ein Prozentsatz auf die Zwischensumme für alles, was ihr heute noch nicht kennt: Trinkgelder, Lieferkosten, eine zweite Anprobe, Regenschirme.

Das Ergebnis ist ein Richtwert, kein Angebot. Die vorausgefüllten Zahlen sind unsere eigenen Beispielannahmen für eine mittelgroße Feier in Deutschland und keine Marktstatistik. Tauscht sie gegen echte Angebote aus, sobald ihr welche habt.

Welche Posten gehören in ein Hochzeitsbudget?

Damit nichts vergessen wird, hier die üblichen Kategorien. Nicht jede Hochzeit braucht alle.

• Location: Miete, Service, Reinigung, Aufbau, oft ein Mindestumsatz für Essen und Getränke. Was das bedeutet, erklärt der Ratgeber Hochzeitslocation vergleichen.
• Essen und Getränke: Sektempfang, Kaffee und Kuchen, Menü oder Buffet, Getränkepauschale, Mitternachtssnack.
• Trauung: Gebühren beim Standesamt, freie Trauung, Kirche, Musik für die Zeremonie. Grobe Angaben zu Standesamtsgebühren findet ihr in der Checkliste für die standesamtliche Hochzeit.
• Fotografie und Video: Stundenpakete, Anfahrt, Bildbearbeitung, Album.
• Musik und Unterhaltung: DJ oder Band, Technik, Kinderbetreuung, Fotobox.
• Blumen und Dekoration: Brautstrauß, Anstecker, Tischdeko, Traubogen, Leihdeko.
• Kleidung, Ringe und Styling: Outfits, Änderungen, Schuhe, Ringe, Friseur und Make-up inklusive Probetermin.
• Papeterie und Kleinigkeiten: Einladungen, Menükarten, Gastgeschenke, Gästebuch, Porto.
• Anreise und Übernachtung: Shuttle, Hotelzimmer, Flitterwochen, falls sie ins Hochzeitsbudget gehören sollen.

Drei Tipps, die das Budget wirklich schonen

1. Erst die Gästezahl, dann die Location

Jeder zusätzliche Gast kostet Essen, Getränke, Torte, einen Stuhl und eine Karte. Wie viel genau, rechnet ihr im Ratgeber Gästeliste Hochzeit aus. Zehn Gäste weniger sparen oft mehr als jeder Deko-Kompromiss.

2. Unbekannte Kosten offen lassen, nicht mit 0 füllen

Eine leere Zeile heißt „noch klären“. Eine 0 heißt „kostet nichts“. Wer Unbekanntes mit 0 füllt, freut sich über ein niedriges Budget und ärgert sich später. In eurer Planung bei Hochzeit mit Plan bleibt deshalb sichtbar, welche Kosten noch offen sind, und die Summe zeigt „mindestens“ statt einer scheinbar exakten Zahl.

3. Zahlungstermine mitplanen

Anzahlung bei Vertrag, Restzahlung kurz vor dem Fest, Trinkgelder am Tag: Ein Budget ist nur die halbe Wahrheit, wenn ihr nicht wisst, wann das Geld fließt. Tragt Fälligkeiten gleich mit ein, dann gibt es im letzten Monat keine Überraschung.

Beispielrechnung mit den vorausgefüllten Werten

Mit 80 Gästen und den Beispielwerten oben ergibt sich: 116 € je Gast für Essen, Getränke und Torte, also 9.280 €. Dazu kommen 10.700 € feste Posten. Die Zwischensumme von 19.980 € plus 10 % Puffer ergibt rund 21.978 €, also etwa 275 € je Gast, wenn man alle festen Kosten auf die Gäste umlegt.

Spannend wird der Vergleich: Streicht ihr 20 Gäste, sinkt die Summe um gut 2.500 €. Verzichtet ihr stattdessen auf das Video und nehmt ein kleineres Fotopaket, spart ihr vielleicht 800 €. Beides ist legitim, aber die Gästezahl ist fast immer der größere Hebel. Genau deshalb steht sie im Rechner ganz oben.

Vom Richtwert zum echten Budget

Sobald die ersten Angebote da sind, wird aus der Schätzung ein Plan. Tragt jeden Posten mit Betrag, Anzahlung und Fälligkeit ein, markiert eure Wunschlocation und lasst die Gästeliste die Kosten je Gast automatisch mitzählen. So bleibt das Budget aktuell, ohne dass ihr jede Woche neu rechnet.