Tagesablauf Hochzeit: Ablaufplan, der wirklich hält

Fast jede Hochzeit verspätet sich an denselben Stellen: bei der Gratulation nach der Trauung, bei den Gruppenfotos und beim Essen. Das ist kein Planungsfehler, sondern normal. Der Trick ist, diese Stellen von vornherein großzügig zu bemessen, damit sich nichts nach hinten schiebt.

Beispielablauf für eine Hochzeit mit Trauung um 14 Uhr

So sieht ein typischer Tag mit freier Trauung, Sektempfang, Abendessen und Party aus. Die Zeiten sind Richtwerte aus der Praxis, keine Vorschrift.

1. 10:00
   Frühstück und StylingFriseur und Make-up brauchen meist zwei bis drei Stunden, plus Anziehen.
2. 12:30
   Getting Ready abgeschlossenPuffer für erste Fotos und einen ruhigen Moment.
3. 13:30
   Gäste treffen einJemand aus dem Umfeld empfängt, nicht das Brautpaar.
4. 14:00
   Freie TrauungEtwa 45 Minuten. Ringe und Dokumente bei einer festen Person.
5. 14:45
   Gratulation und Auszug20 bis 30 Minuten, bei vielen Gästen länger.
6. 15:15
   Sektempfang und GruppenfotosRund 90 Minuten. Gruppenfotos in einem festen Zeitfenster, Liste vorher an die Fotografie.
7. 16:45
   Paarfotos, Kaffee und Torte30 bis 45 Minuten zu zweit, die Gäste haben Kuchen.
8. 17:45
   Platznehmen und BegrüßungKurze Ansprache, dann das Essen.
9. 18:00
   EssenMenü etwa zwei Stunden. Reden zwischen den Gängen, kurz halten.
10. 20:15
    EröffnungstanzDanach die Tanzfläche für alle öffnen.
11. 23:15
    MitternachtssnackEtwas Herzhaftes hält die Feier wach.
12. 01:15
    Musikende laut LocationSperrstunde und Verlängerung vorher schriftlich klären.

Die wichtigsten Regeln für euren Ablaufplan

Puffer an die richtigen Stellen

Nicht überall braucht ihr Luft. Beim Styling, bei der Gratulation und vor dem Essen schon. Plant dort 15 bis 30 Minuten mehr, als ihr für nötig haltet. Läuft alles glatt, habt ihr Zeit für ein Glas Sekt zu zweit. Läuft es nicht glatt, merkt es niemand.

Eine Person hält die Zeit, und das seid nicht ihr

Trauzeugen, ein Familienmitglied oder eine Tagesbegleitung bekommen den Ablauf mit Telefonnummern aller Dienstleister. Am Hochzeitstag beantworten sie Fragen, verschieben Programmpunkte und sagen der Küche Bescheid. Ihr sollt feiern.

Reden begrenzen

Drei bis fünf Minuten je Rede, angekündigt zwischen den Gängen. Spontane Beiträge sammeln die Trauzeugen vorher ein. So bleibt das Essen warm und die Stimmung auch.

Licht und Wege beachten

Paarfotos gelingen im weichen Licht am späten Nachmittag oder kurz vor Sonnenuntergang. Liegen Trauung und Feier an verschiedenen Orten, rechnet Fahrzeit plus Einsteigen, Parken und Sammeln der Gäste. Zwanzig Minuten Fahrt sind in Wirklichkeit vierzig.

Regenvariante mitdenken

Wo findet der Sektempfang bei Regen statt, wo die Fotos? Klärt das mit der Location, bevor ihr den Ablauf verschickt. Fragen dafür findet ihr im Ratgeber Hochzeitslocation vergleichen.

Ablaufplan verteilen

Zwei Versionen reichen: eine ausführliche mit Zuständigkeiten und Nummern für Dienstleister und Helfer, eine kurze mit den Programmpunkten für die Gäste, zum Beispiel als Karte am Empfang. In eurer Planung bei Hochzeit mit Plan legt ihr den Tagesablauf mit Uhrzeit, Ort und Zuständigkeit an und nehmt ihn als PDF mit.